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发布会议信息的工作程序

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

1. 传递会议通知信息。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体,是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的 重要环节。

在作出了召开会议的决定以后,应将有关会议通知信息传递给与会者。通知 的传递可以通过当面告知、打电话、发传真、书面形式或电子邮件的形式进行。 可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方 式,必要时可以同时使用两种以上方法,以确保通知信息的有效性。

会议通知内容的传递要尽可能详尽、明确。书面通知的内容一般应包括:会 议名称、主办者、会议内容、参加对象、会议的时间与地点、其他事项、联络信

2. 分发传递会议文件。有些会议文件要在会议召开之前发给与会者,有些 则在会议召开时分发。但无论何时分发,都应尽量提前做好文件分发的准备工 作,落实各项分发工作。

(1) 准备。分发文件前可以按照与会人员名单,给每人准备一个文件袋,在 文件袋上填上与会者的姓名,并注明“会议文件”字样;

(2) 登记。分发重要文件一般要登记编号。文件编号通常印在文件首页的左 上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件应注明密级;

(3) 附清退目录。一些征求意见稿或保密性文件,需要在会后退回的,分发 时应附上一份文件清退目录或清退要求的说明;

(4) 装封。对于需要提前发出的文件,首先要认真检查核对,明确文件的发 送对象,确保发送的文件准确无误。查文件份数,查有无附件,查有无多发、重 发、漏发的单位或个人。其次,将文件装入文件袋,封上口。封口要牢固,以免 文件信息在传递过程中滑岀。然后,在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与 邮政编码;

(5) 发出。发出会议文件时,要根据会议的规模以及会议文件的性质,采用 合适的传递方法,及时将文件分发给与会者,避免漏发。重要文件及保密文件分 发时要履行签收手续,会议召开后临时分发的文件,秘书要做好记录。会议文件 的分出方法有:

1) 提前发出。对需提前发出的文件,应按照会议的时限要求与保密程度选 择适当的文件传递方式及时发岀。内容重要又须事先送达与会者的文件,可派专 人递送或用传真、特快专递送达。

2) 签到时发出。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与 会人员:中小型规模的会议的主要文件及会务管理文件,如工作报告、议程、日 程安排、作息时间表、会议须知等尽可能在与会者报到时分发。

3) 会中发出。领导讲话、会议快报、简报及其他会议资料,需要在会中分 发。所发文件或资料,如需要收退的,应在文件的右上角写上收文人姓名,收文 时要登记,为清退创造便利条件。

4) 现场发出。会议期间使用的文件大多数可以在会议现场发出。特别是人 数较少的小型会议,会议的信息资料可以放置在会议室的桌面上,由与会人员直 接拿取。

3. 沟通传递会议有关情况。在会议组织与活动中有许多事项需要沟通与联 系,必须做好会场内外、与会者之间、会议活动上下之间的沟通。

(1) 会场内外的沟通与联系。会议期间会场内外随时要进行文件的传递或事 项的沟通,如有关部门转送给领导批办的文件,有关的重要紧急情况,重要的电 话、电报、信件等,应及时传送给领导或相关人员。

(2) 办好会议简报、快报传递信息。会议期间要认真做好记录工作、情况汇 总工作,编写和印发会议简报、快报,作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组 间信息沟通的重要渠道,及时向会议领导和与会者提供会议期间的动态信息。也 可以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。

(3) 向领导传递信息。利用会间休息时间,广泛征求与会者的意见、建议和 要求,交将搜集的有关情况及时进行综合处理,分类向领导汇报,以便将具体问 题及时予以解决。

(4) 发布会议新闻。重要的会议需要发布新闻报道,要做好新闻发布工作, 加快会议精神传播的进度和扩大传播的范围,扩大会议的影响,提高会议的透明 度,利于会议精神的贯彻落实。


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