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发布会议信息的注意事项

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

1. 发布会议信息的前要进行报审。

(1) 审核会议新闻稿。与新闻媒介接触,一般需要公共宣传人员提供新闻稿件。因此,会议宣传人员必须具备新闻写作的基本知识与技巧。报送、审核会议 新闻稿时要重点关注以下几点:

1) 报道的消息是否是客观事实。

2) 这些客观事实是新近发生的;这些新近发生的事实是否是广大观众所关 心而未知的。

3) 新闻稿是否简明扼要,尽量用精悍凝练的文字传达了最多的信息。

4) 关键词是否抓住了公众的注意力,能够吸引公众继续阅读。

5) 在新闻稿的开头要注明会议标志、主题以及主办者。

(2) 审核提供给新闻单位的图片、表格和音像资料。对于提供给新闻单位的 图片、表格和音像等方面的材料要加强审核,特别是涉及知识产权、商业秘密内 容的资料更是要认真把关。

2. 要对媒体进行选择。

(1) 媒体的类型。

会前发布会议信息的一项非常重要的任务就是了解媒体,知道有哪些媒体可 以利用、这些媒体的习惯分别是什么、如何才能接触到这些媒体。从公开发行的 目录中可以找到各种报纸、杂志、电视台、广播电台和专栏作家的联系方式。根 据媒体的来源,会议发布信息策略中可供利用的媒体可以划分为:

1) 地方媒体。地方媒体是会方组织者首先要面对的媒体,这里所指的地方 媒体主要是指会议所在地的媒体。会议当地各种类型的媒体会议组织者都应该考 虑到,地方媒体会比较重视关系到当地经济和社会发展的新闻,因此首要考虑地 方媒体。

2) 全国性媒体。全国性媒体有时会转载地方新闻,并在全国甚至世界其他 国家进行报道,因此全国性媒体具有更强的宣传实力。

3) 会议组织者自有媒体。部分会议组织者拥有自己主办的刊物(例如某些 行业协会有自己的正式刊物;某些企业有自办的报纸和杂志),它们可以就会议 进行报道,并且可以发表一些在会议上宣读的论文。

4) 发言人或参会者家乡的地方媒体。这些媒体也可能对其居民参与的会议 感兴趣。

(2) 发布会议信息方首先要发掘有新闻价值的信息。会议的许多方面都可能 具有新闻价值:会议可能有很重要的主题,能够有效地吸引新闻编辑的注意;或 者会议有别具一格的策划,也会引起媒体的兴趣。最好的会议新闻也不一定得到 媒体的重视,但是组织欠佳的信息发布肯定很快就会遭到媒体拒绝。因此,发布 会议信息人员应该考虑向媒体提供怎样的信息才能更好地引起媒体的重视。

(3) 发布会议信息的人员在选择媒体时要了解各种媒体需求的重点和偏好。 会议组织要清楚不同的媒体各自需要什么类型的新闻。电子媒体和报纸通常很注 重新闻的即时性,而杂志则对那些有深度的过往新闻比较感兴趣。日报和电视有 时也可能使用一些没有时间性的新闻。

(4) 在选择媒体时要兼顾新闻的覆盖面、受众群、费用和时效。

(5) 要尽量邀请与组织良好的媒体。


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