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制订会议预算的原则

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

制定会议预算时,一般要遵循以下原则。


树立全局观念,搞好综合平衡

举办会议不能只依靠某一个部门,必须由多个部门共同协调完成,因此预算也必须考虑到各部门的具体情况,在科学、充分的预测与决策的基础上,由会议策划委员会制定出明确、切实、可行的预算总体方针,具体 包括会议方针、总体目标、细分目标、有关政策、保证措施等,并下达到 各预算部门,在保证整体目标的基础上,兼顾部门内部预算目标。


先进、经济、合理

预算的方式和方法要先进合理,采用各种预算表格、控制表格是必不可少的,同时要注意参考各种财务指标和数据,在会议召开的过程中还要 根据具体情况随时修改预算方案,使之更为合理、经济。采用科学的财务 模型己成为会议预算的趋势,即利用模型建立起健全、严格的预算体系, 通过多极控制体系确保会议的成本最低、收入最大。


量入为出

在总收入既定的情况下,根据举办方和承办方的利润目标来调整费用 支出,通过缩减可变成本等方式提高会议的经济性。


分清轻重缓急,精打细算

旅费、宣传材料费、电话传真费等是召开会议时必不可少的开销,应 当优先支出;诸如奖品和纪念品、观光等是会议的附属支出,可以根据收 入情况及利润目标进行弹性收缩。而且即便是必要的支出,也要根据具体 情况精打细算、力行节约。

由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法我料的情况,密要临时支出一些径費。因此, 在此行小议教尊时要适当留備余地,以保障会议 的顺利进行与圆满成用。

2确定预算费用(支出)数额

会议预算要严格控制在定额标准之内。要确定会议幵支数额的大小, 具体可分为以下几个层次。

首先,各部门根据预算期间的总目标和具体目标,以零为基础,详细 讨论预算期内需要发生哪些费用,并明确各项费用的数额。

其次,将各部门提出的项目费用分为必须全额保证的费用和可适当增 减的费用。对可适当增减的项目按轻重缓急,排出先后顺序。

最后,拟定资金分配预算表。根据上面所定的费用开支层次和顺序, 拟定资金分配预算表。

会议经费预算也如所有的公务幵支预算一样,都需要列出成本会议开 支清单。无论到会的人数多少,这些开支都应当包括在预算中。会议开支 可分为三项,一项是固定开支,一项是可变开支,还有一项是应急开支。


会议的固定支出

虽然固定支出在相当大的程度上取决于举办方与会场之间的合同,但 总的来说,会议的固定开支大约为会议总开支的35%左右。一些重要的会 议的固定开支覆盖面较大,应当精打细算,杜绝会议开支和浪费。


会议的可变支出

会议的可变支岀指的是与出席会议人员数多少相关的费用开支。通 常,可变幵支是会议组织预算中又一重要的构成部分,如果组织者不希望 预算失控的话,就应该仔细核实可变支出的内容。

假如会议的与会人数从一开始就和预计人数有较大的出入的话,那 么,就需要制定一个可变的总预算范围。


会议的应急支出

会议在进行过程中,可能会发生一些意外情况,为此,必须在预算会 议经费时,计划好会议的应急支出。会议的应急支出一般占可变支出的 10% o此外,如果会议在国外进行的话,还应留出一部分资金以应付货币 汇率变化。

,无讣是固定支出、可吏支出还是龙急支出, 会议徂猖诸寿需要列出費用明拘,并畀可能把可 , 史因素都考虑进去。団样当会议举办时一才不予 于因计圳不周而加大径費投入,甚至 议的洗行。

明确会议支出的明细项目

召开会议之前,应根据会议的内容、规模,确定会议支出明细项目, 如实填写、上报。常见的会议支出内容包括以下几个方面。



会议室费用

会议室费用包括会议场地租金、会议设施租赁费用、会议布置费用及 其他支持费用。


住宿费

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内幵 放的服务项目有关,譬如客房内的长途通信、互联网、免费自助早餐提供等。


餐饮费

餐饮费包括早餐、午餐、晚餐,特殊情况下还包括夜宵、咖啡、茶水 等。此外,个别餐馆可能会收取一定数量的服务费用。


交通费

交通费通常包括以下几个方面:①出发地至会务地的交通费用;②会 议期间交通费用,主要是会务地交通费用,包括住宿地至会议场所的交 通、会议场所到餐饮地点的交通费;③返程交通费,包括住宿地至机场、. 车站、港口往返程交通费用。


文娱、游览、参观费用

文娱、游览、参观费用,包括门票、乘车、保险等相关费用。


设备租赁费

设备租赁费包括投影仪或放映机等设备的租赁费,一般以天为单位 计算。


宣传费

宣传费包括平面广告、电视广告、网页的制作、传播费用。


预计外支出

预计外支出是指会议过程中一些临时性安排产生的费用,包括:礼 仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导、打印、纪念品、临时道 具、传真及其他通信、快递服务、临时保健、翻译、临时商务、汇兑、会 议过程中的酒水等。


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