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选择会议经费的筹集渠道

文章来源:长沙会务公司,编辑:开会乐会议服务平台

会议的性质、类型不同,经费来源的渠道也不同。有的会议经费渠道 虽然单一,却有保障,有的则需要组织者多方筹集。

一般说来,会议经费的筹集有以下几种渠道和办法。


行政事业经费划拨

党、政府、人大、政协等机关以及其他事业单位召开的会议一般从行 政事业经费中开支。


主办者分担

如果会议由几个单位共同发起并共同主办,可通过协商分担经费。


与会者分担

个人费用即与会者参加会议的交通费、食宿费、补贴等费用,由与会 者个人或其所在的单位承担。


社会赞助

通过有效的会议公关,从社会各界获得资金赞助。


转让无形资产使用权

—些大型的会议活动由于意义重大,影响深远,本身就是一种巨大的 无形资产,如会议的名称、会徽、吉祥物等,具有很高的潜在价值。充分 利用会议本身的无形资产,使其转化为合法的有偿转让行为,不仅使商家 因获得这种无形资产而受益,而且还可以为会议活动筹到可观的资金。


控制会议费用:少花钱开好会

要想少花钱开好会,会议组织者就要在预算范围内有效控制费用。

如果可能的话,会议主办者应该负责会议的预算控制,也就是说,会 议预算方面的所有变动应该由主办者提出,或者至少组织者要参与商讨。 某个协会组织曾经在承办会议的时候,自己把持整个预算,会议主办者只 

能得到很少的预算信息,工作起来就十分迷惑。最后,一切预算决策都是 由承办会议的工作人员做出的,主办者变得毫无权力。

预算并不是给会议承办者或其他任何人以实际的资金,而只是一个计 划性的文件,以便对财务支出进行估计。同时,预算也能反映出会议方面 的重要决定。

在会议策划的某些时刻,会议预算必须得到正式的认可,而且所有相 关的人员都应该清楚地知道谁有权认可预算。在大多数情况下,主办者通 常拥有这个权力,不过还需要明确主办组织中的哪一个人具体负责认可 预算。


制定会议节约目标

会议节约目标必须与会议组织者预期制定的目标相一致。

很多时候,会议节约目标是信誉目标而不是节省目标。如年终庆祝大 会可能是为了增强本部门、本单位在组织成员心目中的良好信誉和感谢他 们在这一年创造了良好佳绩。该活动的幵支最有可能全部由某个部门来负 担,根本不是期望从中赚钱。而在另一些时候,会议的核心节约目标是为 了赢利。如面向公众的培训班和展览会,必须赚到钱。


会议预算控制

大致说来,当主办者幵始对会议进行计划时,可能要监管40余项支 出。通过把这些支出分为不变、可变和意外支出,可以尽早对预算实行 控制。这样做对组织重要会议更为重要,因为会议幵幕前,会议的准备 费用是有风险的。若能尽早控制预算并且知道在准备过程中组织者在会 议支出方面的职责,就能做出明智的判断,即如何合理控制和减少会议 开支。


会议支出控制

预算主要是对收入和支出的计划,但是在实际操作中,任何一笔支出 都需要得到负责人员的许可。这个负责人员最好是会议主办者,否则主办 者就会在支出方面没有丝毫责任。

当然,会议承办者要在预算范围内行事,但是预算也有一定的灵活 性。为了扩展这种可能性,预算中比较灵活的项目应该有书面的说明。例

如,会议承办者是否有权将一个项目的预算转移到另一个项目上,通常的 做法是允许组织者自主决定10% (也可以是其他比例)的预算转移。

幵多合议茅划人员拂不罢欢从亨会这节的 方面的工作,但是/项工作是非带关键的。实际 上,节的会议•开支才能更好处保证整个会这的成 黄7。


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